Le ragioni dell’implementazione dell’archiviazione documentale nei Pubblici Uffici

Se dovessimo evidenziare uno dei difetti cronici degli uffici pubblici, probabilmente non avremmo difficoltà nel puntare il dito sulla scarsa efficienza e sull’insufficiente produttività, evidenti soprattutto, in maniera assolutamente stridente, se confrontate con quelle di simili uffici nel campo delle Aziende private. Pubblica amministrazione e lentezza erano quasi, amaramente, dei sinonimi; e oltre alla lentezza c’erano da preventivare errori, incomprensioni, e in generale infinite perdite di tempo, sicuramente irritanti per chi si trovava ad usufruire di un servizio necessario.

L’Agenda Digitale Europea ha per questa ragione, fin da subito, evidenziato come assolutamente irrinunciabile l’esigenza di includere nei propri progetti di innovazione anche una migliore gestione informatica di tutte le attività relative all’amministrazione, nell’ottica del raggiungimento di uno standard comune; e fra le possibilità evidenziate come risolutive, o quantomeno profondamente importanti, in questo senso non è possibile evitare di menzionare l’archiviazione documentale, intesa come procedura completa di dematerializzazione e conservazione ordinata dei documenti stessi.

Tale azione, mastodontica nella materiale applicazione considerando le dimensioni del problema e la quantità di uffici e ambiti in cui implementarla, ha due punti chiave. Se da un lato infatti è innegabile come si debba procedere a rimodernare gli uffici della pubblica amministrazione per permettere agli utenti di godere di servizi migliori, più efficaci, e meglio fruibili, allo stesso tempo mantenendo i costi a livelli accettabili, dall’altro lato è altrettanto importante, perfino vitale, il compito di fare acquisire non solo tecnicamente, ma come comportamenti standard per ogni operatore, tutte quelle azioni di razionalizzazione del lavoro che possono, sole, contribuire alla riuscita del progetto.

La gestione documentale acquista in quest’ottica di rinnovamento un’importanza tanto massiccia per via, semplicemente, della massa enorme di documenti che i vari uffici dele pubbliche amministrazioni si trovano a produrre nel corso della propria comune operatività, in quanto se gestite in maniera disorganizzata e dissimile da ufficio ad ufficio tali moli di documenti non possono che generare una difficoltà di accesso al sistema pubblico, che lo rende poco credibile e soprattutto tenta i cittadini ad aggirarlo per pura comodità. Si tratta quindi di un processo non soltanto tecnico ed informativo, ma almeno altrettanto normativo, per mettere in atto rapidamente degli atteggiamenti di positiva cooperazione fra le persone, prima ancora che fra i sistemi elettronici, dei vari uffici.